Kommt Dir einer dieser Punkte bekannt vor?

• User haben Schwierigkeiten die richtigen Dashboards in der Tableau Server/Online Umgebung zu finden.
• Stakeholder wissen häufig nicht, welche Dashboards als Quelle der Wahrheit zu betrachten sind.
• Stakeholder sind sich nicht sicher, welche Dashboards aktuell sind.
• Es gibt veralteten Content in der Tableau Umgebung.
• Es gibt Unklarheiten, wie die Dashboards gepflegt und aktualisiert werden, sobald diese auf Tableau Server veröffentlicht werden.

Wenn Dir etwas davon vertraut vorkommt, dann lies bitte weiter. In diesem Blog zeigen wir Dir, wie eine gute Tableau Governance aussehen und wie man solche Herausforderungen angehen kann.

Die Grundlagen für Governance

Fangen wir von ganz vorne an: Was heißt Governance überhaupt und wie wenden wir sie an? Stell Dir vor, Du bist in einem Lebensmittelgeschäft und Du wirst mit folgendem Bild konfrontiert:

Wie schnell findest Du dich hier zurecht und findest das, wonach Du suchst? Wir alle halten es nämlich für selbstverständlich im Lebensmittelgeschäft unseres Vertrauens folgendes Bild vorzufinden:

Für gewöhnlich weißt du, wo Du suchen solltest, um die Dinge zu finden, die Du brauchst. Gänge und Korridore sind klar gekennzeichnet und wenn Du etwas trotzdem nicht findest, kannst Du immer noch jemanden um Hilfe fragen. Hinter den Kulissen passieren nämlich eine Menge Sachen, um Dir ein konsistentes Einkaufserlebnis zu ermöglichen.

Um auf unseren Ausgangspunkt zurückzukommen: Governance ist eine Kombination von Prozessen, Rollen & Verantwortlichkeiten, die im Hintergrund ablaufen, um allen Nutzern eine naht- und reibungsloses Nutzungserlebnis zu bieten. Damit eine Organisation ihrem Analytics-Bereich blind vertrauen kann und darüber hinaus Endnutzer eine wirkliche Self-Service Erfahrung erhalten, müssen solide Governance Strukturen in der Organisation verankert werden.

Im Folgenden stellen wir einige essenzielle Prinzipien vor, die Dir bei Entscheidungen über Governance Praktiken Orientierung geben.

Prinzip #1

Es gibt verschiedene Umgebungen (Tableau Sites oder Projekte) für folgende Bereiche:

• Sandbox
• DEV*
• Produktion

*inklusive Test/QS und UAT (User Acceptance Testing) Ordner

Funktions- und Abteilungsübergreifende Strukturen können mithilfe von Unterverzeichnissen wiedergegeben werden:

Prinzip #2

Der Content wird in der DEV Umgebung aufbewahrt, bevor dieser nach einem Abnahme- und Prüfverfahren in die PROD Umgebung befördert werden kann:

Dabei liegt die Sandbox sinnbildlich etwas abseits von DEV und PROD. Unserer Empfehlung ist, das Dashboard in der Sandbox zu erstellen und wenn es bereit für die Abnahme ist, wird es in der DEV Umgebung veröffentlicht, bevor es dann allen Stakeholdern in vollem Umfang in PROD zur Verfügung steht. Die Inhalte in der PROD Umgebung werden vor der Veröffentlichung gründlich geprüft und getestet, um eine hohe Qualität sicherzustellen.

Mit der Tableau Version 2021.3 wurde zudem das Feature persönlicher Bereich eingeführt, mit dem jeder User auf Tableau Server Content erstmal für sich selbstveröffentlichen kann. Das finden wir gut!

Wir raten zu einem standardisierten Vorgehen bei solchen Prüfverfahren, wobei Checklisten ein sehr gutes Hilfsmittel sind. Hier sind zwei Beispiele, die bei der Prüfung von DEV zu PROD helfen können:

Unsere Kunden verwenden häufig solchen Checklisten. Die erste Checkliste dient meistens der Qualitätssicherung. Natürlich variieren solche Checklisten in der Praxis, da sie auf die jeweiligen Organisationen zugeschnitten sind. Die zweite Checkliste dient der visuellen Qualitätskontrolle um eine optisch, dashboard-übegreifende Konsistenz und Kontinuität sicherzustellen. Hier kommen auch die sogenannten Brand Guides ins Spiel. Peer-Reviews sind ein weiteres sehr gutes Mittel, um möglichst viele Qualitätschecks durchzuführen.

Prinzip #3

Jede Umgebung (Sandbox, DEV und PROD) hat ihre eigenen spezifischen Gebote und Verbote. Wie Du mittlerweile gemerkt hast, besitzen die Umgebungen verschiedene Anwendungsfälle und Ziele. Dabei versuchen wir zwischen Risikominimierung bei gleichzeitiger Befähigung zu Self-Service Analytics eine Balance zu finden. Das ist unser nächstes Prinzip.

Wie man dem linken Schaubild entnehmen kann, ist die Zielgruppe der Sandbox eher klein, da sie typischerweise nur aus Entwicklern besteht, die Ad-hoc-Analysen erstellen. Die DEV Umgebung ist um die Anzahl der User erweitert, die an der Entwicklung und dem UAT beteiligt sind. PROD besitzt die größte Reichweite an Usern, da alle Personen hinzukommen, die mit dem produzierten Content interagieren bzw. konsumieren. Das technische Verständnis nimmt in der Regel umgekehrt proportional zur Audienzgröße ab, wie im rechten Diagramm dargestellt wird.

Schauen wir uns mal, wie eine solche Struktur in der Praxis aussieht.

Zunächst sollte man sich Gedanken darüber machen, welche Umgebungen mit externen Datenquellen und welche nur mit auf Tableau Server gehosteten Datenquellen verbunden sind. Wir empfehlen folgendes Setup

Allerdings bietet es auch einige Vorteile, vom obigen Setup abzuweichen und nur die PROD Verzeichnisse hinsichtlich der Datenverbindungen einzuschränken:

• Die Datenkonsistenz wird erhöht, wenn man multiple Datenverbindungen zu einer einzigen auf Tableau Server gehosteten Datenquelle erstellt, da dieselben Feldinformationen, Metadaten und Kalkulationen Arbeitsmappen- und Dashboard-übergreifend genutzt werden.
• Effizienz ist bei diesem Setup der größte Vorteil. Das Aktualisieren einer Datenquelle für alle Arbeitsmappen bzw. Dashboards verbraucht deutlich weniger Ressourcen in Tableau als das Aktualisieren mehrerer Verbindungen zur Datenbank.
• Einen weiteren Vorteil kann man aus den Zeitplänen für Extraktaktualisierungen ziehen. Da man Entscheidungen auf Basis des Contents in PROD trifft, sollte dieser mit regelmäßigen Updates auf dem neuesten Stand gehalten werden. Da der Content in der Sandbox und DEV eher temporärer Natur ist, braucht man an dieser Stelle in der Regel keine regelmäßigen Aktualisierungszeitpläne und da das Aktualisieren von Extrakten eine der ressourcen-intensivsten Aktivitäten für Tableau ist, sollte man diese Kapazitäten für den Content in PROD bereitstellen.

Wenn Tableau Data Management für Server im Einsatz ist, kann man veröffentlichten Datenquellen mit einer Zertifizierung in Form eines grünes Häckchens versehen, die Nutzern die Vertrauenswürdigkeit der Daten signalisiert.

Ähnlich dazu kann man mithilfe des Tableau Catalog vom Data Management zusätzliche Metadaten hinzufügen. Wir empfehlen dies in der PROD Umgebung zu tun, möglich ist es allerdings auch in den anderen Umgebungen.

Prinzip #4

Rollen, Verantwortlichkeiten und die Wartung unserer Inhalte unterscheiden sich für jede Umgebung. Deswegen ist es auch für diese Punkte sinnvoll, über die Möglichkeiten und Restriktionen nachzudenken, da sich jeweils verschiedene Aufgaben für die drei verschiedenen Umgebungen ergeben:

Hier ist es wichtig, dass man einen klaren Überblick hat, wer genau wo involviert ist und ebenso ein gutes Verständnis davon besitzt, wieviel Aufwand an Wartung für die verschiedenen Umgebungen angemessen ist.

Prinzip #5

Beim letzten Prinzip geht es darum, die Inhalte in PROD als Produkte anzusehen und sie als solche zu behandeln. Aufgrund der hohen Anzahl und verschiedenen Arten von Stakeholdern, die in PROD arbeiten, solle das finale Produkt wie eine Produkteinführung betrachtet werden:

Wenn man die Inhaltsbereitstellung mit einer Produkteinführung gleichsetzt, ergeben sich einige Erfolgskriterien bei Veröffentlichung, über die man sich Gedanken machen sollte:

• Angebotscharakter – Hierunter versteht man Dinge wie Dokumentationen, Tutorials und die Beseitigung von Unklarheiten seitens der Nutzer.
• Änderungsmanagement – Wenn ein neues Dashboard einen alten Report ersetzt, gibt es einiges zu beachten. Hierbei ist es wichtig, Nutzer und Stakeholder darüber zu informieren, wann sie die neuen Inhalte konsumieren können.
• Training – Nicht immer ist die Audienz vertraut damit, wie sie durch die Datenumgebung und die verschiedenen Tableau Dashboards navigieren können. In solchen Fällen kann es hilfreich sein, die neuen Inhalte vorzustellen und gemeinsam durchzugehen.
• Marketing –Wird häufig übersehen, allerdings ist es eben auch wichtig die neuen Inhalte zu promoten. Regelmäßige Hinweise auf die neuen Updates helfen dabei, die neuen Daten bei den Nutzern bekannt zu machen.
• SLAs (Service Level Agreements) – Stellen sicher, dass alle Nutzer über die Service Levels und die Zeitpläne für Datenaktualisierungen informiert sind.
• Verbrauchs- und Adoptionsmonitoring – Administrative Ansichten auf Tableau Server sind ein sehr guter Weg, um zu verstehen, welche Inhalte von den Nutzern angenommen werden.
• Wartung – Nach der Veröffentlichung ist es meist erforderlich Aktualisierungen durchzuführen, Nutzerfeedback zu implementieren oder die Datenverbindungen auf dem neuesten Stand zu halten.
• Backlog – Die Dokumentation der Veränderungen ist ein gutes Werkzeug, um sich durch die verschiedenen Iterationen in der PROD Umgebung zurecht zu finden.

Es ist ungemein wichtig die Inhalte in PROD zu begleiten und zu unterstützen, weswegen wir die Metapher der Produkteinführung so hervorheben.

Einige unserer Kunden nutzen die Sprint-Methodologie für die Bereitstellung von Dashboards in Verbindung mit einer Meilensteinplanung. Hier ist ein Beispiel eines Tutorials innerhalb eines Dashboards, um Nutzer beim Navigieren der Inhalte zu unterstützen:

Darüber hinaus stellen wir verschiedenen Kunden eine Vielzahl an Prozessvorlagen zur Verfügung:

An dieser Stelle sei noch der Hinweis erlaubt, dass Tableau Server administrative Ansichten bereitstellt, solange man diese in der Postgres Repository freischaltet. Man kann auch auch eigene Ansichten erstellen:

Analog dazu kann man in Tableau Online die „Erkenntnisse für Admins“-Ansichten verwenden, sofern man Zugang zu diesen hat. Auch diese Arbeitsmappen können den eigenen Bedürfnissen anpasst werden, um das Nutzungsverhalten im Blick zu haben und Eure Governance Praktiken zu bewerten.

Willst Du mehr erfahren?

Unsere Mission bei InterWorks ist es, Menschen mithilfe von strategischem Wissen und taktischen Anleitungen zu befähigen, das Bestmögliche aus ihren Daten herauszuholen. Hier noch ein kleiner Vorgeschmack, wie wir Euch dabei helfen können:

• Best-Practice-Vorlagen
• Änderungsmanagement-Strategien
• Erfolgskontrolle und Management
• Programmierte Automatisierung
• Einschätzung und Beurteilung Eurer Governance- und Prozesspraktiken

 

Wir helfen Euch gerne! Schreibt uns, damit wir gemeinsam herausfinden, wie eine Partnerschaft Euren bestmöglichen Erfolg sichert. Und in der Zwischenzeit schaut Euch doch gerne die Aufzeichnung des Webinars für die verschiedenen Regionen an:

Tableau Governance 101